Wo anfangen? – Die Aufgaben im Griff
“Hi Dirk”, begrüßt mich Hanna, als ich in den Garten der Land-WG komme. Dabei fällt ihr ein Zettel runter.
To do! lese ich. Als sie ihn aufheben will, rutschen weitere To do! Listen aus der Mappe.
“Uiuiui. Das sieht ja stressig aus”, stelle ich fest.
“Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll”, beschwert sie sich.
“Vielleicht streichst du die Hälfte einfach weg?”
“Ja, schön wär’s.”
“Du schaffst das doch sowieso nicht alles, was da auf den Zetteln steht.”
Tränen rollen über ihre Wangen. “Ich habe gestern 12 Stunden am Computer gesessen.”
“Da braucht es was Anderes. Immer schneller, immer mehr arbeiten, ist nicht deine Lösung”, sage ich und nehme sie in den Arm.
Hanna schaut mich fragend an. “Was meinst du damit?”
“Ich meine damit ein gutes Aufgabenmanagement mit einer realistischen Aufgabenbewertung. Damit die Freude nicht ganz auszieht.”
“Und wie geht das?”, fragt sie schluchzend.
“Alle to dos an einen Ort, Prioritäten festlegen, die Qualität der Aufgabenerfüllung etwas nach unten schrauben und auch mal was wegstreichen.”
"Ich mach alles mit”, sagt Hanna. “Schlechter als jetzt kann es nicht laufen.”
Kurze Zeit später sitzen wir mit zwei Kaffee und einem Haufen bunter Zettel im Garten.
“Die Vielzahl der Ausrufezeichen lassen vermuten, dass hier alles super wichtig ist”, sage ich und reiche Hanna die Schokolade rüber.
Hanna wischt sich eine Träne von der Wange und muss nun doch lachen.
Ich hatte inzwischen ein paar Ausdrucke einer Vorlage gemacht, auf der neben der Aufgabe noch eine Einschätzung dieser vorgegeben ist.
Hanna beginnt die Zettelwirtschaft mit den vielen Ausrufezeichen aufzulösen.
“Also To do”. Sie schreibt die erste Aufgabe hin. “Beschreibung”, sagt sie zu sich selbst und schreibt weiter. Dann schaut sie: “Dead line. Gibt es nicht. Was ist denn mit wichtig und dringlich gemeint? Das ist doch das Gleiche, oder?” Sie schaut mich an.
“Wichtig sind die Aufgaben, die dein Herzensprojekt unterstützen”, sage ich. “Das, was dir wirklich wichtig in deinem Leben ist”, füge ich noch hinzu.
“Und wenn ich das nicht so wirklich weiß?”, fragt Hanna.
“Dann bestimmt das Umfeld, was wichtig ist. Die Aufgaben, die am lautesten schreien, kommen zuerst dran.
“Bei mir schreien alle Aufgaben laut”, stellt Hanna fest.
“Die Ausrufezeichen”, sage ich. Sie nickt.
“Das, was dir wichtig ist, gibt den Ton an. Sonst bist du Spielball der Anderen”, sage ich.
Hanna schaut nachdenklich. “Alle Anderen immer zuerst.”
“Von da draußen kommt meist das Dringliche”, sage ich und zeige auf die to do Liste.
“Eins bis zehn, da vermute ich mal, dass die zehn super dringlich ist”, sagt Hanna und trägt eine 7 ein.
“Genau”, sage ich. “Und dann kommt eine wichtige Spalte.”
Hanna schaut: “Zeitlicher Rahmen.” Sie zuckt mit den Schultern.
“Du setzt dir ein Zeitlimit für jede Aufgabe. Das bestimmt dann auch, wieviel Qualität du in die Umsetzung steckst.”
“Da muss ich meinen Perfektionisten aber an der kurzen Leine halten”, vermutet Hanna.
“Es gibt dir auch einen schnellen Überblick, wenn sich mal ne Zeitlücke auftut.”
Hanna nickt. “Da kann ich dann die passende Aufgabe reinschieben, verstehe.”
Hanna schaut sich die to do Listen an, nachdem alle Zettel verschwunden waren. “43 Aufgaben!”, stellt sie fest.
Ich schaue auf die Listen. “Einige sind weder dringlich, noch wichtig. Was wäre denn, wenn du die einfach mal wegstreichst.”
Hanna überlegt. “Warum nicht. Schaffe ich ja sowieso nicht.”
“Welche Aufgaben könntest du denn terminlich verschieben?”, frage ich Hanna.
Sie markiert sieben Aufgaben, die dann doch nicht so dringlich sind.
“Es fühlt sich jetzt schon viel leichter an”, stellt sie erleichtert fest und belohnt sich mit einem Stück Schokolade.
Am Ende stellt sich heraus, dass hier und heute fünf Aufgaben zu erledigen sind, die insgesamt etwa 3,5 Stunden dauern.
“Es ist jetzt 13:17 Uhr. Dann kannst du den Nachmittag doch ganz entspannt dafür nutzen, nach einer kleinen Mittagspause. Oder?”
“Der Hammer”, sagt sie.
“Und das hat jetzt”, ich schaue auf die Uhr, “genau eine Stunde und 35 Minuten gedauert”, sage ich.
Sie lehnt sich erleichtert zurück und schaut in die Wolken. Die Vögel zwitschern vergnügt in den Bäumen und am Zaun gegenüber streicht eine Katze durch die Wiese. |
